1. Verantwoording van de Raad van Commissarissen

In de Governancecode Woningcorporaties 2017 worden onder andere de rol en de verantwoordelijkheid van het bestuur voor hetbeheersen van risico’s en het verrichten van activiteiten omschreven. Enkele principes uit de governancecode zijndat het bestuur verantwoordelijk is voor de kwaliteit en volledigheid van openbaar gemaakte financiëleberichten en dat in het jaarverslag de hoofdlijnen worden aangegeven van het bezoldigingsbeleid. Verder behoort het bestuur een visie te hebben op de maatschappelijke positie van de woningcorporatie, dienend als uitgangspuntvoor zijn beleid en houdt de corporatie ten minste eenmaal per jaar een vergadering met belanghebbenden. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur zijn in artikel 7 van de statuten van Compaen omschreven.

De RvC houdt toezicht op het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen Woningstichting Compaen en de met haar verbonden Compaen Energie BV en staat tevens het bestuur met raad ter zijde. De missie van Compaen staat centraal. Het toezicht strekt zich uit tot de strategie, de financiële risicobeheersing en de volkshuisvestelijke taken. Bij zijn toezicht heeft de RvC in 2021 beoordeeld of het beleid wordt gevoerd in overeenstemming met de beginselen van verantwoord ondernemerschap. De RvC heeft erop toegezien dat het beleid in lijn is met wettelijke, statutaire en andere voorschriften en dat de continuïteit van Compaen, ook op de langere termijn, gewaarborgd is. In artikel 18 van de statuten van Compaen staat wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de RvC zijn.

• Werkwijze
  • Gedurende het verslagjaar heeft de RvC  vier keer vergaderd, samen met de Directeur-Bestuurder en het managementteam. Iedere vergadering wordt de RvC door de directie op de hoogte gehouden van de voortgang en van belangrijke ontwikkelingen. De voorzitter van de RvC en de Directeur-Bestuurder hebben regelmatig overleg. Van de gehouden vergaderingen worden notulen gemaakt en de besluiten worden vastgelegd in het besluitenregister. Daarnaast vinden regelmatig themabijeenkomsten plaats en sluiten de huurderscommissarissen regelmatig aan bij vergaderingen van de huurdersbelangen-verenigingen.
• Visie en kaders
  • Intern toetsingskader: Ondernemingsplan 2017, Governance Compaen, Reglement Financieel beleid en beheer, Verbindingen-statuut, Investeringskaders, Jaarplan 2021, Begroting 2022 t/m 2026 (incl. bestuurs-prioriteiten).
  • Extern toetsingskader: Woningwet en Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting (Btiv), Statuten cfm Burgerlijk Wetboek, Beleid en Kaders van Autoriteit Woningcorporaties (AW) en Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW), Governancereglementen en de nieuwe Governancecode 2020 van Aedes en VTW.
• Toezicht op:
  • Strategie 
  • Volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties
  • Operationele en financiële prestaties
  • Governance
  • Dialoog met belanghebbenden (oa met OR, bezoek werkgebied, themabijeenkomst, huurders-belangenverenigingen, gemeenten, reguliere vergaderingen).

Subcommissies

• De RVC heeft subcommissies ingesteld ter ondersteuning van het toezicht en ontvangt van iedere commissie een verslag van de overleggen waardoor de RvC zelf meer tijd kan besteden aan strategische en tactische onderwerpen. De commissies staan primair ten dienste van de RVC. Het werken in commissies biedt de individuele leden van de RvC de mogelijkheid om hun eigen specifieke expertise in te zetten en daarmee aanvullende meerwaarde in te brengen. Vanuit ieders expertise voorzien de leden de directeur-bestuurder en het managementteam van advies. De besluitvorming wordt in de RVC voorbereid. Besluitvorming over door de commissies voorbereide zaken is altijd voorbehouden aan de RVC.

Elk jaar evalueert de RVC zijn eigen functioneren en eens in de twee jaar doet hij dat met externe begeleiding zoals ten laatste in 2020. De belangrijkste onderwerpen waaraan de raad zelf wil werken zijn: Het versterken van de aandacht voor volkshuisvestelijke thema’s, het versterken van zijn netwerktaak en het versterken van de rol van de RvC als strategische sparringpartner van de bestuurder. In de afgelopen jaren hebben Raad en bestuurder zich vooral gericht op het (her)inrichten van de organisatie en het voldoen aan de gewijzigde en aangescherpte eisen van verantwoording als gevolg van de Woningwet 2015. Uit het visitatierapport en uit de Aedes benchmark, maar ook uit onze eigen waarnemingen blijkt dat Compaen de interne en administratieve processen inmiddels goed op orde heeft.

Compaen heeft sinds 2019 een AC benoemd binnen de RvC. De AC vervult een belangrijke rol in de voorbereiding van de besluitvorming door de RvC over vooral financiële thema’s. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor goede risicobeheersing, de RvC houdt toezicht op alle inspanningen om risico’s inzichtelijk te maken en te beheersen. De RvC benoemt de externe accountant voor een periode van maximaal vier jaar en ziet toe op de controlewerkzaamheden van de accountant. De externe accountant en leden van de AC zijn betrokken bij het opstellen van het werkplan van de interne controle. De AC houdt toezicht op de kwaliteit van de interne- en externe financiële rapportages en koppelt haar bevindingen terug aan de gehele raad.  Na de opstart en gewenningsfase in 2019 kunnen we inmiddels vaststellen dat het benoemen en inrichten van een AC effectief is gebleken. Tot 1 juli 2021 was namens de RvC de heer Van der Vleuten voorzitter van de AC waarna de heer Minten deze rol overnam (was tot 1 juli 2021 lid van de AC). De heer Paul Filott is per 1 juli 2021 lid van de AC. In 2021 is de AC 5 keer bijeengeweest.

De RvC werkt met een profielschets, gerelateerd aan zijn omvang, samenstelling en activiteiten. Ook de twee leden die op voordracht van de huurdersbelangenverenigingen benoemd worden, dienen aan de profielschets te voldoen. Daarnaast worden commissarissen getoetst op geschiktheid voor het lidmaatschap van de RvC en op betrouwbaarheid. Voorgenomen benoemingen of herbenoemingen van bestuurders en commissarissen moeten voor een zienswijze worden voorgelegd aan de Autoriteit Woningcorporaties (AW). De voorzitter, de heer S.Wessels is per 31-12 2020 teruggetreden uit de RvC. Vervolgens heeft de RvC de heer E. Schellekens, vice-voorzitter, met ingang van 1 januari 2021 benoemd als voorzitter en mw K. Werts, lid, als vice-voorzitter. In januari 2021 is de RvC gestart met het werven van twee nieuwe leden met als profiel resp. Vastgoed en Duurzaamheid alsmede Financiën en Bedrijfsvoering. Beide Huurdersbelangenverenigingen zijn vanaf de start betrokken bij de werving en selectie van de beoogde nieuwe leden van de RvC. We zijn er trots op dat onze keuze in grote eensgezindheid heeft geresulteerd in de benoeming van de heer Paul Filott voor het profiel van Financiën en Bedrijfsvoering en de heer Frank Metsemakers voor het profiel  Vastgoed en Duurzaamheid.

DE SAMENSTELLING VAN DE RVC PER 31 DECEMBER 2021

Rooster van Aftreden

* Benoemd op voordracht van de huurdersorganisaties.

Voor hun werkzaamheden ontvangen de leden van de RvC een vergoeding. De RvC volgt de VTW-beroepsregel. Deze beroepsregel schrijft een maximale vergoeding voor, afhankelijk van de grootte van de corporatie; hierbij komt Compaen te vallen in klasse E. De RvC heeft besloten om de vergoeding vast te stellen op 100% van de VTW-beroepsregel. In 2021 komt dit neer op: leden - € 11.800 (excl. BTW) per jaar, voorzitter - € 17.650 (excl. BTW) per jaar.

De vergoeding van de directeur-bestuurder stelt de RvC vast, na een jaarlijks beoordelingsgesprek. De raad heeft geoordeeld dat de bestuurder in 2021 onder de bijzondere omstandigheden van de Corona-pandemie en haar lockdown met zijn team uitstekend heeft gefunctioneerd.

De RvC bewaakt dat de vergoeding voor de bestuurder niet uitgaat boven het maximumbedrag, zoals door de VTW is vastgesteld, in 2021 is dat maximum € 153.000 (klasse E.)

Compaen verstrekt aan de leden van de RvC en het bestuur geen persoonlijke leningen of garanties.

Belangrijke rapporten die uitkomen worden verspreid en waar nodig besproken. De leden van de RvC zijn lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). De RvC heeft in eerste instantie de voorkeur uitgesproken voor het behalen van de PE-punten als collectief. Individuele leden hebben de mogelijkheid om in het kader van deskundigheidsbevordering symposia en andere bijeenkomsten bij te wonen. In 2021 zijn drie themabijeenkomsten gehouden: de eerste over Risicobereidheid. MT, bestuur en RvC hebben in dialoog met elkaar verkend hoe we met risico’s omgaan. De tweede themabijeenkomst was een stakeholdersbijeenkomst die door bestuur in samenwerking met enkele RvC leden is voorbereid rondom het thema leefbaarheid. De derde bijeenkomst is regionaal georganiseerd waarbij de 13 regionale corporaties met bestuur en RvC spraken over de regionale samenwerking en hoe zich dat verhoudt tot de eigen governance. Daarnaast hebben individuele leden in 2021, in het kader van deskundigheids-bevordering, bijeenkomsten bijgewoond. Door het bijwonen van deze bijeenkomsten hebben de leden van de RvC allen voldaan aan de eis van 5 te behalen PE-punten in 2021. Als werkgever ziet de raad erop toe dat ook de directeur-bestuurder de PE-punten behaalt, die zijn voorgeschreven voor zijn functie.

De RvC waakt ervoor dat zijn leden onafhankelijk zijn in de zin van de Governancecode Woningcorporaties. In 2007 heeft de RvC een integriteitscode voor zijn eigen leden en een integriteitscode voor de leden van het bestuur en voor de organisatie vastgesteld. Deze integriteitcode is in 2020 opnieuw geëvalueerd. In 2020 is ook de klokkenluidersregeling herijkt en opnieuw vastgesteld.

De RvC toetst standaard bij aanvang van de vergadering of er agendapunten zijn die mogelijk aanleiding geven tot een schijn van belangenverstrengeling. Er is in het verslagjaar 2021 eenmaal sprake geweest van een mogelijke belangenverstrengeling bij behandeling van een agendapunt over aankoop van een bouwlocatie. Het betrokken lid heeft de schijn van belangenverstrengeling in een vroegtijdig stadium gemeld en heeft betreffende stukken niet ontvangen en evenmin aan beraadslaging of besluitvorming hierover deelgenomen.

Het bestuur en de RvC hanteren normen die passen bij de maatschappelijke opdracht. Voor het bestuur en de RvC staat het behalen van de maatschappelijke resultaten voorop. Dat vraagt om een integere en open cultuur op basis van vertrouwen waarbinnen ruimte is voor reflectie en tegenspraak.

De raad is aanspreekbaar op zijn taken, verantwoordelijkheden en functioneren. Als iemand aanleiding heeft om de raad aan te spreken, dan kan hij via het secretariaat van Compaen de raad bereiken. In 2021 is van deze mogelijkheid geen gebruik gemaakt.

De RvC van Compaen heeft in overeenstemming met de statutaire bepalingen het jaarverslag en de jaarrekening 2021, zoals deze onder verantwoording van het bestuur zijn samengesteld, onderzocht en vastgesteld.

Op grond van zijn bevindingen is de RvC van oordeel dat de jaarrekening 2021 een getrouw beeld geeft van het gevoerde financieel beleid, de samenstelling van het vermogen en het bedrijfsresultaat van de stichting. De RvC baseert deze bevindingen mede op de bevindingen van de interne controller en op de rapportage en de goedkeurende verklaring van Baker Tilly (Netherlands) N.V.

Tot slot: de RvC is zeer tevreden over het feit dat Compaen opnieuw erg goed gescoord heeft in de Aedes-benchmark: na drie jaar op een rij de hoogste score op alle vlakken te hebben gehaald, hebben we nu drie maal A en eenmaal B gescoord (op bedrijfskosten een B vanwege extra inhuur). Dat betekent dat Compaen nog steeds in de hoogste regionen van de Aedes Benchmark haar prestaties levert. We zijn trots op de compacte organisatie van betrokken medewerkers die deze prestatie heeft neergezet.

Het is tijd om de blik nog meer naar buiten te richten en te bezien met onze huurders en woningzoekenden, met onze andere belanghouders, gemeenten, zorg- en welzijnsinstellingen, met vertegenwoordigers van kwetsbare groepen, maar ook met innoverende partijen die anders kijken naar nieuwbouw en renovatie, waar en hoe Compaen haar optimale bijdrage kan leveren aan de uitdagingen waarvoor we staan.

RvC Woningstichting Compaen

23 juni 2022, H.J.G.M. Schellekens, voorzitter