1. Verantwoording van de Raad van Commissarissen

In de Governancecode Woningcorporaties 2017 worden onder andere de rol en de verantwoordelijkheid van het bestuur voor het beheersen van risico’s en het verrichten van activiteiten omschreven. Enkele principes uit de governancecode zijn dat het bestuur verantwoordelijk is voor de kwaliteit en volledigheid van openbaar gemaakte financiële berichten en dat in het jaarverslag de hoofdlijnen worden aangegeven van het bezoldigingsbeleid. Verder behoort het bestuur een visie te hebben op de maatschappelijke positie van de woningcorporatie, dienend als uitgangspunt voor zijn beleid en houdt de corporatie ten minste eenmaal per jaar een vergadering met belanghebbenden. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur zijn in artikel 7 van de statuten van Compaen omschreven.

De RvC houdt toezicht op het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen Woningstichting Compaen en de met haar verbonden Compaen Energie BV en staat tevens het bestuur met raad ter zijde. De missie van Compaen staat centraal. Het toezicht strekt zich uit tot de strategie, de financiële risicobeheersing en de volkshuisvestelijke taken. Bij zijn toezicht heeft de RvC in 2022 beoordeeld of het beleid wordt gevoerd in overeenstemming met de beginselen van verantwoord ondernemerschap. De RvC heeft erop toegezien dat het beleid in lijn is met wettelijke, statutaire en andere voorschriften en dat de continuïteit van Compaen, ook op de langere termijn, gewaarborgd is. In artikel 18 van de statuten van Compaen staat wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de RvC zijn. 

Werkwijze

Gedurende het verslagjaar heeft de RvC vier keer vergaderd, samen met de Directeur-Bestuurder en het managementteam. Iedere vergadering wordt de RvC door de directie op de hoogte gehouden van de voortgang en van belangrijke ontwikkelingen. De voorzitter van de RvC en de Directeur-Bestuurder hebben regelmatig overleg. Van de gehouden vergaderingen worden notulen gemaakt en de besluiten worden vastgelegd in het besluitenregister. Daarnaast vinden regelmatig themabijeenkomsten plaats en sluiten de huurderscommissarissen regelmatig aan bij vergaderingen van de huurdersbelangen-verenigingen.

- Visie en kaders

• Intern toetsingskader: Ondernemingsplan 2017, Governance Compaen, Reglement Financieel beleid en beheer, Verbindingen-statuut, Investeringskaders, Jaarplan 2021, Begroting 2020 t/m 2024 (incl. bestuurs-prioriteiten).
• Extern toetsingskader: Woningwet en Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting (Btiv), Statuten cfm Burgerlijk Wetboek, Beleid en Kaders van Autoriteit Woningcorporaties (AW) en Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW), Governancereglementen en de nieuwe Governancecode 2020 van Aedes en VTW.

- Toezicht op:

• Strategie 
• Volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties
• Operationele en financiële prestaties
• Governance
• Dialoog met belanghebbenden (oa met OR, bezoek werkgebied, themabijeenkomst, huurdersbelangenverenigingen, gemeenten, reguliere vergaderingen).

Ook de RvC evalueert eenmaal per jaar zijn eigen functioneren en eens in de twee jaar doet hij dat met externe begeleiding zoals ten laatste in 2022. 

De belangrijkste onderwerpen waaraan de raad zelf wil werken zijn: Het versterken van de aandacht voor volkshuisvestelijke thema’s, het versterken van zijn netwerktaak en het versterken van de rol van de RvC als strategische sparringpartner van de bestuurder. In de afgelopen jaren hebben Raad en bestuurder zich vooral gericht op het (her)inrichten van de organisatie en het voldoen aan de gewijzigde en aangescherpte eisen van verantwoording als gevolg van de Woningwet 2015. Uit het visitatierapport en uit de Aedes benchmark, maar ook uit onze eigen waarnemingen blijkt dat Compaen de interne en administratieve processen inmiddels goed op orde heeft.

Compaen heeft sinds 2019 een AC benoemd binnen de RvC. De AC vervult een belangrijke rol in de voorbereiding van de besluitvorming door de RvC over vooral financiële thema’s. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor goede risicobeheersing, de RvC houdt toezicht op alle inspanningen om risico’s inzichtelijk te maken en te beheersen. De RvC benoemt de externe accountant voor een periode van maximaal vier jaar en ziet toe op de controlewerkzaamheden van de accountant. De externe accountant en leden van de AC zijn betrokken bij het opstellen van het werkplan van de interne controle. De AC houdt toezicht op de kwaliteit van de interne- en externe financiële rapportages en koppelt haar bevindingen terug aan de gehele raad.  Na de opstart en gewenningsfase in 2019 kunnen we inmiddels vaststellen dat het benoemen en inrichten van een AC effectief is gebleken. Tot 1 juli 2022 was namens de RvC de heer Minten voorzitter van de AC waarna de heer Filott deze rol overnam (was tot 1 juli 2022 lid van de AC). De heer Metsemakers is per 1 juli 2022 lid van de AC. In 2022 is de AC 5 keer bijeengeweest.

De RvC werkt met een profielschets, gerelateerd aan zijn omvang, samenstelling en activiteiten. Ook de twee leden die op voordracht van de huurdersbelangenverenigingen benoemd worden, dienen aan de profielschets te voldoen. Daarnaast worden commissarissen getoetst op geschiktheid voor het lidmaatschap van de RvC en op betrouwbaarheid. Voorgenomen benoemingen of herbenoemingen van bestuurders en commissarissen moeten voor een zienswijze worden voorgelegd aan de Autoriteit Woningcorporaties (AW).

De heer Eric Schellekens is voorzitter van de RvC en mevrouw Karin Werts is vice-voorzitter. Beiden zijn tevens Huurderscommissaris. In april 2022 is dhr. Schellekens herbenoemd. In december 2021 is de RvC gestart met het werven van een nieuwe lid met als profiel Organisatie & Zorg, wat heeft geresulteerd in de benoeming van mw. Leonie Snijders per 20 oktober 2022. Met haar benoeming hebben we de diversiteit binnen de RvC opnieuw verhoogd.

DE SAMENSTELLING VAN DE RVC PER 31 DECEMBER 2022

Rooster van Aftreden

* Benoemd op voordracht van de huurdersorganisaties.

Voor hun werkzaamheden ontvangen de leden van de RvC een vergoeding. De RvC volgt de VTW-beroepsregel. Deze beroepsregel schrijft een maximale vergoeding voor, afhankelijk van de grootte van de corporatie; hierbij valt Compaen in klasse E. De RvC heeft besloten om de vergoeding vast te stellen op 100% van de VTW-beroepsregel. In 2022 komt dit neer op: leden € 12.640 (excl. BTW) per jaar, voorzitter € 18.960 (excl. BTW) per jaar.

  De vergoeding van de directeur-bestuurder stelt de RvC vast, na een jaarlijks beoordelingsgesprek. De raad heeft geoordeeld dat de bestuurder in 2022 opnieuw prima met zijn team heeft gefunctioneerd.

De RvC bewaakt dat de vergoeding voor de bestuurder niet uitgaat boven het maximumbedrag, zoals door de VTW is vastgesteld, in 2022 is dat maximum € 158.000 (klasse E.)

Compaen verstrekt aan de leden van de RvC en het bestuur geen persoonlijke leningen of garanties. 

Belangrijke rapporten die uitkomen worden verspreid en waar nodig besproken. De leden van de RvC zijn lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). De RvC heeft in eerste instantie de voorkeur uitgesproken voor het behalen van de PE-punten als collectief. Individuele leden hebben de mogelijkheid om in het kader van deskundigheidsbevordering symposia en andere bijeenkomsten bij te wonen. In 2022 zijn twee themabijeenkomsten gehouden: de eerste over beschikbaarheid in de regio. Deze bijeenkomst was samen met de commissarissen en bestuurders van alle 13 corporaties in de regio Zuidoost Brabant; de tweede ging over de mogelijkheden van ICT in de boardroom. Daarnaast hebben individuele leden in 2022, in het kader van deskundigheidsbevordering, bijeenkomsten bijgewoond. Door het bijwonen van deze bijeenkomsten hebben de leden van de RvC allen voldaan aan de eis van 5 te behalen PE-punten in 2022. Als werkgever ziet de raad erop toe dat ook de directeur-bestuurder de PE-punten behaalt, die zijn voorgeschreven voor zijn functie. 

De RvC waakt ervoor dat zijn leden onafhankelijk zijn in de zin van de Governancecode Woningcorporaties. In 2007 heeft de RvC een integriteitscode voor zijn eigen leden en een integriteitscode voor de leden van het bestuur en voor de organisatie vastgesteld. Deze integriteitcode is in 2020 opnieuw geëvalueerd. In 2020 is ook de klokkenluidersregeling herijkt en opnieuw vastgesteld.

De RvC toetst standaard bij aanvang van de vergadering of er agendapunten zijn die mogelijk aanleiding geven tot een schijn van belangenverstrengeling. Aldus is gehandeld. Daarom is geen sprake geweest van (transacties met) tegenstrijdige belangen waarbij leden van de RvC en/of het bestuur betrokken waren. Het beoogde nieuw lid van de RvC, mw. Leonie Snijders is werkzaam voor een organisatie- en adviesbureau dat ook onder andere woningcorporaties en gemeenten als opdrachtgever heeft. Voor haar formele voordracht bij de AW hebben we bij de AW getoetst of we voldoende zekerheden hebben ingebouwd dat na benoeming geen schijn van belangenverstrengeling zal kunnen optreden. Dit bleek het geval.

Het bestuur en de RvC hanteren normen die passen bij de maatschappelijke opdracht. Het bestuur en de RvC staat het behalen van de maatschappelijke resultaten voorop. Dat vraagt om een integere en open cultuur op basis van vertrouwen waarbinnen ruimte is voor reflectie en tegenspraak. 

De raad is aanspreekbaar op zijn taken, verantwoordelijkheden en functioneren. Als iemand aanleiding heeft om de raad aan te spreken, dan kan hij via het secretariaat van Compaen de raad bereiken. In 2022 is van deze mogelijkheid geen gebruik gemaakt.

De RvC van Compaen heeft in overeenstemming met de statutaire bepalingen het jaarverslag en de jaarrekening 2022, zoals deze onder verantwoording van het bestuur zijn samengesteld, onderzocht en vastgesteld.

 Op grond van zijn bevindingen is de RvC van oordeel dat de jaarrekening 2022 een getrouw beeld geeft van het gevoerde financieel beleid, de samenstelling van het vermogen en het bedrijfsresultaat van de stichting. De RvC baseert deze bevindingen mede op de bevindingen van de interne controller en op de rapportage en de goedkeurende verklaring van Baker Tilly (Netherlands) N.V.

Tot slot: de RvC is zeker tevreden over het feit dat Compaen opnieuw een zeer hoge score in de Aedes-benchmark heeft gehaald: dat betekent dat Compaen op bijna alle prestatievelden (huurdersoordeel,  duurzaamheid, onderhoud & verbetering, beschikbaarheid & betaalbaarheid) wederom de hoogste score A heeft behaald. Op organisatiekosten scoorden we wat lager omdat we extra inhuur hebben moeten regelen om op andere punten te blijven scoren. Een compliment aan de organisatie is hier opnieuw op z’n plaats!

 We blijken als netwerkorganisatie aansprekende resultaten te boeken. Met onze collega-corporaties, maar ook met de samenwerkende gemeenten in de regio zijn we in staat  landelijk  interesse van de minister van Volkshuisvesting te wekken met o.a. onze Standaard sociale huurwoning en de regionale afspraken die we daarover maakten. Graag bouwen we verder aan deze positie, die voordelen verbindt: We blijven lokaal herkenbaar en benaderbaar voor onze huurders en partners en we bereiken regionaal in groter verband en in samenwerking zaken die we “stand alone” niet voor elkaar zouden krijgen.

Raad van Commissarissen Woningstichting Compaen

22 juni 2023, H.J.G.M. Schellekens, voorzitter